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广州松田职业学院关于印发《广州松田职业 学院实物档案管理实施细则》的通知

广州松田职业学院关于印发《广州松田职业

学院实物档案管理实施细则》的通知

 

学校各处(室)、二级学院、直属系(部)

为进一步规范我校实物档案的管理,确保档案的完整、系统与安全,依据《高等学校档案管理办法》、《广州松田职业学院档案管理办法》等有关规定,现将《广州松田职业学院实物档案管理实施细则》印发给你们,请遵照执行。

 

                        广州松田职业学院

                        2020630日


广州松田职业学院实物档案管理实施细则

为加强学校实物档案的规范管理,根据《高等学校档案管理办法》、《广州松田职业学院档案管理办法》等有关规定,结合学校实际,制定本细则。

一、实物档案工作的基本原则

(一)实物档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、管理、学术和社会活动中直接形成的,对学校和社会具有保存利用价值的物品,包括奖品、奖状、奖牌、奖章、证书、字画、文物、纪念品(物)、锦旗、礼品等。实物档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全。

(二)学校各单位(部门)要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位的职责范围,纳入有关的管理制度中。在开展各项活动时,单位(部门)分管档案工作的领导,应督促、检查本单位(部门)兼职档案员做好实物档案的归档工作(岗位职责见《广州松田职业学院档案管理办法》),并按规定向综合档案室移交。

(三)任何部门或个人不得将属于学校统一保管范围的实物档案据为己有,拒绝归档。

二、实物的归档范围

(一)本校团体和师生员工在校外获得的各级各类奖杯、奖状、牌匾、锦旗、奖章、荣誉证书等。

(二)上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹等。包括出席在本校召开的各种重要会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹等。

(三)学校组织的重大活动中形成的纪念品及其它有保存价值的实物。

(三)学校与国内外院校及相关机构(单位或团体)相互赠送的礼品和实物;境内外友好单位(团体)和知名人士及校友赠送给本校的礼品、纪念品、字画、题词、赠言,及反映重要活动的锦旗、牌匾等。

(四)本校师生员工创造发明、勤工俭学制作的(获奖或优秀的)实物及教学、科研模型等。

(五)本校各个历史时期的证件和徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等。

(六)学院机构变更中形成的有价值的礼品、礼物、旗帜。

(七)学校工作中取得亮点的实物材料。

(八)印章(过期公章、领导印章等)。

(九)其它按规定应由学校综合档案室保管的有价值的礼品和纪念品。

    三、实物归档归口

    实物归档必须完整、系统、准确,各有关单位(部门)或个人应及时将反映学校重要活动的实物移交给学校综合档案室统一管理。

(一)凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案,归口由校长办公室等相关部门向学校综合档案室归档。

    (二)反映学校及校际间各项活动的实物档案,归口由有关职能部门向学校综合档案室归档。

    (三)反映学校外事活动的实物档案,归口由校长办公室、开放合作办公室等相关部门向学校综合档案室归档。

    (四)反映教学、科研、科技开发活动的实物档案,归口由教务处、科研与发展规划处、实验实训管理中心等相关部门向学校综合档案室归档。

    (五)反映文艺、体育运动的实物档案,归口由相关的部门向学校综合档案室归档。

    (六)社团或个人代表学校参加各种重要活动获得的重要实物,由社团或本人随时向学校综合档案室归档。

四、归档要求

(一)凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。

(二)实物档案必须是原件,珍贵的、易损的实物可做成复制件,原件交学校综合档案室保存,复制件由形成单位留存或在部门展示。

(三)凡归档的实物必须附有相应的文字说明,材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位(部门)或个人应在移交时进行说明;奖杯、奖牌、奖状、奖品等荣誉类实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位;字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。可制做标签粘贴于实物背面。

(四)归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入学校照片档案的管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。各单位(部门)因特殊原因未移交综合档案室的实物,应及时整理拍照形成数码照片并造册,将照片与清单移交综合档案室备份;个人参加学校组织的校外各级竞赛,获得的奖状、证书等,个人保管原件的,应将奖状、证书等实物拍摄成照片,提交部门兼职档案员编制部门获奖清册,统一将照片和清册移交综合档案室存档。

(五)学校对外交往中赠送给对方的重要实物,应由具体承办单位(部门)将赠送实物拍照,并负责将赠送品的照片、目录、文字说明一起移交综合档案室归档。

(六)印章移交清单上的印模刻体字样必须与印章目录标识文字一致。

(七)应归档的实物一般在活动结束后的一个月内向综合档案室移交,特殊情况不能按时移交归档的,形成部门应主动向综合档案室说明情况,并由形成部门领导确认,经综合档案室同意后方可暂时保管在形成部门。

(八)实物归档移交清单(见附件二)应一式二份,经综合档案室核对验收,双方签字,各持一份备查,同时提供移交清单的电子版。

五、实物档案的管理

(一)实物档案的分类

归档实物先划分物品类别,再以“件”为单位进行整理,成套的实物含两种以上不同载体的,应分别按类归档,并注明参见号。具体分类如下:

1. 综合(SW11

2. 奖状证书类(SW12):包括奖状、证书、奖章、光荣(荣誉)册、题词、字画、赠言

3. 奖杯类(SW13)

4. 锦旗类(SW14)

5. 牌匾类(SW15)

6. 奖品实物类(SW16):包括奖品、礼品、纪念品、学校师生员工创造发明、勤工俭学制作的(获奖或优秀的)实物及教学、科研模型等

7. 证件徽章类(SW17):包括本校各个历史时期的证件和徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册  

8. 印章类(SW18):印章(过期公章、领导印章等)

9. 其他SW19

(二)归档实物的排列

归档实物按种类结合实物归档时间顺序排列。

(三)归档实物的编号

归档实物按分类方案和排列顺序逐件编档号,并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签,填写档号。归档的实物档号由年度、类别和卷号构成,档号模式为:年度-类别号-卷号。

(四)实物档案目录的编制

综合档案室对接收的实物整理后应拍照并建立实物档案目录,按分类方案和档号顺序编制实物档案目录,照片归档入声像档案库。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录要与实物、照片之间建立准确、可靠的对应标识关系。

(五)实物档案的保管和利用

1. 实物档案作为一个门类的档案,应放入专柜作永久保管。在保证安全的前提下,可以在校史展览馆等场馆陈列保管。

2. 实物档案库房应保持整洁,注意防尘、防光、防霉,确保实物档案完好无损。

3. 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,需注意防虫。

4. 对于利用率低、特别珍贵的实物档案,可采用箱柜密闭进行保存。

5. 实物档案原则上不外借。确需外借使用的按《广州松田职业学院档案借阅利用制度》执行。归档的实物如确需在有关部门暂时保留的,应先保证综合档案室保存有该实物的照片,再办理借用手续珍贵的或不易搬动的实物档案,提供实物档案照片使用。

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件一


实物归档范围和保管期限表

 (实物档案类别代号SW)


类目代号:SW11   类目名称:综合

立卷归档部门:

序号

归  档  内  容

保管期限


(暂空)





类目代号:SW12-19   类目名称:各种实物

立卷归档部门:全校各部门

序号

归  档  内  容

保管期限

SW12    

  奖状、证书、光荣册(荣誉册)、题词、字画、赠言

永久

SW13    

  奖杯

永久

SW14    

  锦旗

永久

SW15    

  牌匾

永久

SW16     

  奖品、礼品、纪念品、学校师生员工创造发明、勤工俭学制作的(获奖或优秀的)实物及模型等

永久

SW17       

  本校各个历史时期的证件和徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册  

永久

SW18  

  印章(过期公章、领导印章)

永久

SW19   

  其他

永久






附件2

序号

实物名称

实物类别

单位

套数

实物来源

形成日期

地点

备注


















































































移交部门


移交人


接收人


移交时间


注:

1、实物来源指颁奖单位等;

2、字画和礼品应另附说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等。

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

抄送:广州松田职业学院董事会

广州松田职业学院校长办公室             2020630印发