广州松田职业学院关于印发《广州松田职业

学院基本建设档案管理实施细则》的通知

学校各处（室）、二级学院、直属系（部）：

为规范我校基本建设档案的管理，确保档案的完整、系统与安全，充分发挥基本建设档案在学校工程建设、日常使用和维护中的作用，依据《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》、《建设工程文件归档规范（2019年版）》（GB/T 50328-2014）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《高等学校档案管理办法》和《广州松田职业学院档案管理办法》等有关规定，现将《广州松田职业学院基本建设档案管理实施细则》印发给你们，请遵照执行。

                        广州松田职业学院

                        2020年6月28日

广州松田职业学院

基本建设档案管理实施细则

    为进一步做好学校基本建设（以下简称基建）档案的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维护和改建、扩建中的作用，根据《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》、《建设工程文件归档规范（2019年版）》（GB/T 50328-2014）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、教育部《高等学校档案管理办法》、《广州松田职业学院档案管理办法》等有关规范、制度，结合学校实际，制定本实施细则。

    一、基建档案工作基本原则

（一）基建档案是指学校在基本建设管理和工程项目（含维修项目）建设过程中从酝酿、决策至建成、使用的全过程中直接形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档的文字材料，以及图纸、图表、配套的声像、缩微、电子档案等。内容包括了基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的，具有查考保存价值的材料。主要包括三部分：1.基建综合管理档案；2.房屋产权档案；3.基建项目档案（包括基建工程项目和维修项目）。

（二）基建档案实行集中统一和分级管理相结合的管理原则。综合档案室管理基建项目的全套档案，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。基建、总务等相关职能部门应参考本细则，建立部门档案库，为基建及日常维护管理工作的顺利开展提供及时准确的档案信息。

（三）基建、总务、资产管理与采购部门及相关职能部门对每项新建（扩建、改建、维修）项目档案形成的完整性、准确性和系统性负责。各部门应明确一名负责人分管档案工作，各确定一至二名兼职档案员，负责所管辖项目文件材料的管理工作（部门档案工作负责人和兼职档案员职责见《广州松田职业学院档案管理办法》）。在新建（扩建、改建、维修）项目中，基建处应指定一名工程技术人员（总务等相关部门应指定项目负责人）为文件材料收集人员，做好文件材料的形成、积累工作，并协助部门兼职档案员完成文件的整理、组卷工作。综合档案室负责对全校新建（扩建、改建、维修）项目档案工作的检查、监督和指导，负责基建档案的保管和提供利用。

（四）在开展基本建设活动过程中，应按以下原则开展基建档案管理工作，以确保基建档案的质量：

1、基建档案工作“三纳入”原则，即将档案工作纳入工程建设计划、规划，纳入相关管理制度和工作环节，纳入领导和工作人员的岗位责任制。

2、基建档案工作“四同步”原则，即项目建设一开始就与开展档案工作同步，检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步，项目的建设过程与项目建设文件材料的积累、整编、审定工作同步，项目竣工验收与提交一整套合格的竣工材料（包括竣工图）验收同步。

3、基建档案工作 “三参加”原则，即档案人员（或兼职档案员）参加基建、科技相关会议，参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收，参加重要仪器、设备的开箱工作，以便了解文件材料的产生和管理情况并及时收集归档。

（五）基建项目承包给外单位的，由承包单位负责收集、整理承包范围内的基建文件材料，竣工时由承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。上述内容应写入项目合同条款，否则不予加盖学校印章。

（六）基建工程竣工鉴定、验收前，学校综合档案室应会同学校基建处负责完成对基建文件材料的验收工作。在学校整个工程项目的竣工验收报告中应体现档案验收的内容，在竣工验收鉴定书中应有学校综合档案室签字。未经基建文件材料验收而组织工程竣工验收的，不应加盖项目验收公章。

（七）档案经费在基建经费中开支。基建项目在拨付尾款前，综合档案室应对归档的文件材料进行审核，出具归档证明，否则不能拨付工程尾款。

（八）基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建等相关部门应随时整理，向档案部门补充归档。对已归档的基建材料，未经批准严禁更改。

二、归档范围

（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。归档范围包括综合管理、工程准备（包括可行性研究、设计基础材料）和管理、设计、监理、施工、竣工验收（包括竣工图）、预算、概算、决算、零星工程及修缮等方面文件材料，具体范围见附件一。

    （二）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

    （三）不归档的文件材料

    1、正式施工前的草图，未定型图纸；

    2、重份文件和重份图纸（为利用方便，竣工图需要保存多套者例外）；

    3、无查考价值的临时性、事务性文件。

    三、基建文件材料的归档要求与立卷方法

    （一）形成与积累

1、在新建（扩建、改建、维修）项目中，基建处（或总务、资产管理与采购处等相关部门）档案工作负责人督促和检查本部门兼职档案员负责参照本细则，做好基建或设备文件材料的收集、积累、整理、立卷和归档工作。项目活动过程中产生的审计、财务等文件材料由相应的部门负责收集积累并移交归档。

2、基建处应督促各参建单位指定工程技术人员作为兼职档案员，负责建设过程中产生的基建文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

3、基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务，并将文件归档范围明示各相关单位。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理工作。

4、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

5、重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音、视频文件并及时收集整理。

6、基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。在项目建设过程中使用基建文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写更改通知书，并履行批准手续。学校基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

7、归档文件必须包含竣工图，对竣工图的编制要求如下：

（1）应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核，作为竣工图编制的依据。

（2）应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制，并配目录。竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。

（3）竣工图一律为新蓝图。按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章；凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接原图上修改，并加盖竣工图章，在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明；有下述情形之一时应重新绘制竣工图：a）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；b）图面变更面积超过20％；c）合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。重新绘制竣工图应按原图编号，图号末尾加注“竣”字，或在新图标题栏内注明“竣工阶段”。重新绘制竣工图图幅、比例、字号、字体应与原图一致。

（4）在竣工图的图表栏上方空白处，应使用不易褪色的红印泥逐张加盖竣工图章（图样见《建设项目档案管理规范DA/T 28-2018》附录A的图A.1），签字盖章手续应完备。施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章（见同上规范附录A的图A.2)。设计单位编制或建设单位、施工单位委托设计单位编制竣工图的，应在竣工图编制说明、图纸目录和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。

8、归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。书写、绘图一律使用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水）和载体材料（不得使用感光材料）。归档的图纸，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

9、归档的纸质文件必须是原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。凡移交给综合档案室重要和经常使用的纸质版本文件材料（如竣工图）应有副本，其它文件材料一般归档一份。

10、凡使用计算机辅助管理的单位，必须保证在工程建设过程中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性和系统性。

11、学校基建处要定期检查、及时绘制学校的总体规划图、设计总平面图、地下设施布置图以及水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图，并整理、立卷移交学校综合档案室。

12、学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，有关部门必须摄影后才可动工，照片（视频）应与该项目其它基建文件材料一同归档。  

    （二）整理、分类组卷

1、基建项目结束后（包括最终完成、阶段完成），基建处分管档案工作的负责人应督促、检查和协调本项目各参建单位，开展对所形成的应归档基建文件材料的整理组卷工作。

2、根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限，分为永久和定期两种。

（1）凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对学校今后工作有长远利用价值的文件，列为永久保管。

（2）凡是反映项目建设活动且在一定时期内对学校有参考利用价值的项目文件，列为定期保管，可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。

3、类目设置：基建档案设置一级至三级类目，详见附件一。

4、组卷与排列

（1）组卷

根据遵循基建文件材料的形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按照项目文件形成阶段、专业、内容等特征，进行分类组卷。1）项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；2）施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷，竣工图按单位工程、分部工程分专业组卷；3）信息系统开发文件按应用系统组卷；4）设备文件按专业、系统、台套组卷；5）监理文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；6）科研项目文件按科研项目组卷；7）生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

按工程项目组卷，可以一项一卷或若干卷。一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按工程建设阶段、分部工程、文件性质等特征分别组成案卷。

不同载体的文件应分别立卷。照片按照《广州松田职业学院声像档案管理实施细则》进行整理，并符合GB/T 11821和 DA/T 50的规定。声像材料按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像材料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，电子文件的组织和排序可按纸质文件进行，与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。

（2）卷内文件排列

当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图（更改图排列在被更改图之前）。

（3）项目案卷排列

项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列；施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列；设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；监理文件按依据性、工作性文件顺序排列；科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列；生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。

    四、分类、编目与装订

（一）分类

基建档案设置三级类目。一级类目为JJ，由“基建”的汉语拼音首字母组成，代表基建档案；二级类目采用两个数字编制组成（第一位为1，第二位为由1开始的流水序号，组成11、12、13……，三级类目也采用双位制数字（编法同上，具体见附件一）。

（二）编目

1、编制页号。无论单面或双面，只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的右下角。

2、档号标识。基建类档号模式为：基建档案档号=年度号-基建档案分类号-案卷号。如2019（年度号）-JJ1312（分类号）-01（案卷号）-01（件号），表示2019年基建项目工程准备阶段及设计文件档案第1卷。

（1）年度号：综合管理材料采用自然年度，单项工程项目材料采用竣工年度。

（2）基建档案分类号：由一至三级类目代号组成，如JJ1312，JJ代表基建档案，13代表工程准备阶段，12代表工程准备阶段及设计文件。

（3）案卷号：按最下位类目流水号编制，采用三位数字，从001开始。

3、编制卷内目录，草拟案卷封面各栏目、案卷脊背和备考表，经综合档案室审查后正式填写，最后编制案卷目录。档案整理单位工程技术人员填写归档说明（内容包括：建设项目概况；参建单位归档情况，即纸质文件材料和图纸及其电子版的收集归档情况、竣工图的编制情况及质量状况、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施、档案整理情况、档案的种类、数量、档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价、存在问题、整改要求与建议；交接清册等反映项目档案管理情况的说明），交监理审核，经基建处分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（三）装订

1、拆除文件的金属装订物，采用棉线三点一线装订。对破损的材料需修补。

2、基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。不同幅面的工程图纸应以手风琴式统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）的规格，图标栏露在外面，竣工图可不装订。

五、归档、移交与验收

（一）归档时间

根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

1、项目文件应及时归档。前期文件在相关工作结束即时归档；管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档；勘察、设计文件应在任务完成后归档；施工文件应在项目完工验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档；信息系统开发文件应在系统验收后归档；监理文件应在监理的项目完工验收后归档；科研项目文件应在结题验收后归档；生产准备、试运行文件应在试运行结束时归档；竣工验收文件在验收通过后归档。

2、基建档案中的特殊载体材料（包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等）按《广州松田职业学院声像档案管理实施细则》中的相关要求管理，随同纸质档案一起移交归档。

3、学校各部门形成的文件组卷完毕，经部门负责人审查合格后，提交学校综合档案室归档。

（二）移交审查

1、移交审查

（1）单位工程形成的档案，在工程完工后及时审查，施工、监理、建设单位各方审查人在审查页上签字。项目竣工后，在基建项目竣工验收前，应对项目档案进行审查（初步验收）。即建设单位按国家有关规定组织对移交的项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性及案卷质量进行审查，各方填写《建设项目档案审查意见书》（见附件二），并附“案卷移交目录”（见附件三之附件），审查合格方能办理最终的移交手续。

（2）各类档案初步验收审查流程。工程完工后形成的施工文件，经施工单位整理组卷并自查后（实行总承包的项目，分包单位应先提交总承包单位进行审查），依次由监理单位、学校基建处、学校综合档案室进行审查，各方审查人应在审查页上签字确认；信息系统文件组卷完毕后提交监理单位、学校信息中心、综合档案室进行审查； 监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后，依次由学校基建处和综合档案室进行审查。学校着重抽查30%的项目档案，评价档案材料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在问题提出改进要求，限期整改。通过初步验收后，综合档案室出具证明，学校方可组织工程竣工验收。

（3）项目档案审查分技术审查和档案审查：

① 技术审查：对竣工档案的完整性、准确性、有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的专业技术人员负责。审查应符合下列要求：按工程管理程序、施工工序审查施工文件形成的完整性；依据现场施工实际情况审查施工记录内容的真实、可靠程度以及竣工图质量；依据国家、行业现行标准、规范审查施工文件的用表、施工文件的签署程序。

② 档案审查：对竣工档案的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件的质量和有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的档案人员负责。审查应符合下列要求：参照归档范围审查移交竣工档案的齐全、完整、成套及归档文件质量情况：按系统整理要求审查竣工档案分类的科学性，组卷、排列的合理性，编目的规范性等；按文件的质量和编制要求审查文件形成、编制等质量情况。

2、移交要求

（1）移交套数：参建单位应按合同规定向建设单位移交档案。移交的项目档案及竣工图宜为两套。电子文件移交套数按GB/T 18894的规定执行。列入城建档案管理机构档案接收范围的工程，还必须按城建档案管理机构的要求移交一套符合规定的工程档案。

（2）移交时间：参建单位应在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交建设单位归档。尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。

（三）归档验收

1、学校综合档案室会同基建处与监理单位，负责对基建文件材料进行验收。

2、正式验收时，档案移交单位应填写《建设项目档案交接签证书》（ 见附件三）至少一式两份，连同案卷经学校综合档案室清点无误后，交接方在档案交接签证书上签字盖章，各执一份备查。

（四）学校向城建档案管理机构移交

学校向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交“移交案卷目录”，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。

（五）停建、缓建、改建、扩建和维修工程

1、停建、缓建建设工程的档案，可暂由学校保管。

2、对改建、扩建和维修工程，学校应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收后 3个月内经学校基建处会同综合档案室验收后，向学校综合档案室和城建档案管理机构移交。

附件1

附件2

广州松田职业学院

建设项目档案审查意见书

项目（工程）名称                                 

表一 建设项目档案基本情况

表二                     建设项目档案审查表

续表二

审查说明：

1、学校着重抽查30%的项目档案，评价档案材料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在问题提出改进要求，限期整改。通过初步验收后，综合档案室出具证明，学校方可组织工程竣工验收。

2、项目档案审查分技术审查和档案审查。

① 技术审查：对竣工档案的完整性、准确性、有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的专业技术人员负责。审查应符合下列要求：按工程管理程序、施工工序审查施工文件形成的完整性；依据现场施工实际情况审查施工记录内容的真实、可靠程度以及竣工图质量；依据国家、行业现行标准、规范审查施工文件的用表、施工文件的签署程序。

② 档案审查：对竣工档案的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件的质量和有效性进行审查，由建设、监理及各参建单位的档案人员负责。审查应符合下列要求：参照归档范围审查移交竣工档案的齐全、完整、成套及归档文件质量情况：按系统整理要求审查竣工档案分类的科学性，组卷、排列的合理性，编目的规范性等；按文件的质量和编制要求审查文件形成、编制等质量情况。

附件3

建设项目档案交接签证书

项目（工程）名称                                                   

移交单位（章）                                     

接收单位（章）                                                                  

交 接 日 期                                        

                           工程项目档案交接签证书

第二页

                           工程项目档案交接签证书

第三页

《建设项目档案交接签证书》附件：

案卷移交目录

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抄送：广州松田职业学院董事会。

广州松田职业学院校长办公室             2020年6月28日印发