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广州松田职业学院关于印发《广州松田职业 学院党群行政档案管理实施细则》的通知

广州松田职业学院关于印发《广州松田职业

学院党群行政档案管理实施细则》的通知

 

学校各处(室)、二级学院、直属系(部)

为进一步规范我校党群、行政档案的管理,确保档案的完整、系统、安全与有效利用,依据《中华人民共和国档案法》、DA/T 22—2015《归档文件整理规则》、《高等学校档案管理办法》和《广州松田职业学院档案管理办法》等有关规定,现将《广州松田职业学院党群行政档案管理实施细则》印发给你们,请遵照执行。

 

                        广州松田职业学院

                        2020628日


广州松田职业学院

党群行政档案管理实施细则

根据《中华人民共和国档案法》、DA/T 22—2015《归档文件整理规则》、《高等学校档案管理办法》和广州松田职业学院档案管理办法》等有关规定,结合我校党群、行政(以下简称“党政”)档案的形成及管理情况,制定本实施细则。

一、党政档案工作的基本原则

(一)凡是学校党群(含工会、团委)、行政管理活动中直接形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像、实物材料(包括电子版),均属党政档案,必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

(二)实行“谁形成文件,谁归档”的原则,学校党群、行政部门为党政文件材料的归档部门。部门按归档范围要求进行文件材料的收集、整理、归档,按规定向综合档案室移交。

(三)党政文件材料的归档工作实行“三纳入”,即纳入学校各院、部、系、处、室、馆、中心(以下简称“各单位”)的工作计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。

(四)校内各单位应有一位部门负责人分管本单位的档案工作,并确定一位熟悉业务工作的兼职档案人员。归档部门的文秘人员或兼职档案员,应按文书处理程序做好日常文件材料的收集工作,将文件材料分类存放,以便工作中查找利用,并协同综合档案室做好党政档案的整理和归档工作。

二、党政文件材料归档范围的确定

(一)归档的党政文件材料应反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。

(二)归档的主要内容包括党群(包括党务、纪检、组织、宣传教育、统战、武装、工会、团委)、行政(包括行政、人事、监察和审计、保卫、资产和总务、档案和图书)等方面形成的工作材料,具体范围分别见附件一和附件二。

(三)不归档的文件材料

1. 上级机关普发供参阅或不需办理的文件材料;

2. 上级机关所发供工作参考的抄件;

3. 上级机关征求意见未定稿的文件;

4. 重份文件;

5. 无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6. 未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

8. 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;

9. 学校内部互相抄送的文件材料;

10. 为参考目的从各方面收集的文件材料。

(以上某些方面如果需要,也可以选择作资料暂存)

三、归档分工、移交

1. 校外来文:上级机关的发文、经过学校党委和行政收文处理程序的文件材料,由党委办公室和校长办公室归档;上级下发的专业性、业务性文件,经各业务处室等承办的,由业务部门或承办部门将形成的文件归档。

2. 校内发文:以学校党委或行政名义下发的文件,综合性的由党委办公室、校长办公室归档(至少保存两份),具体的业务性文件由承办部门归档;以校内部门名义的发文,由校内各部门归档(重要的保存两份以上)。

3. 会议材料:以学校党委和行政名义召开的代表大会、党委会、联席会、扩大会、办公会等所形成的材料,由党委办公室、校长办公室归档;由学校党委和行政各职能部门承办的全校性的专门会议、干部会议、重要活动等所形成的材料,由主办部门归档。

4. 领导发言稿及参会材料:学校党政领导的讲话、发言稿和参加省内外重要会议的文件材料由党委办公室和校长办公室归档。

5. 校内请示及批文:校内各部门向党委、学校行政报送的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党委办公室、校长办公室归档;请求报告的原稿及批转、批复的复印件,由报文单位归档。

6. 联合办文:两个以上单位共同办理的文件,由主办单位归档,非主办单位保存复制件。

7. 二级单位(二级学院、系、部及各职能部门)举办的重要的党政活动文件作为永久或长期保存的,由本部门整理并按规定移交。

8. 各种临时机构成立和撤销期间形成的文件材料,由该机构负责人指定专人在机构撤销前整理归档,一次性向综合档案室移交。

9. 信访材料、重要的群众来信来访材料,由接访单位归档。

10. 各单位的归档材料于次年四月底前向学校综合档案室移交。在文件移交的纸质清单中,列出所有文件,同时移交电子文件的应在表中注明。

四、党群类、行政类归档文件整理规则

(一)基本概念

1. 归档文件:是指学校各院、部、系、处、室、馆、中心、党、团、工会等组织在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

 2. 归档文件整理:将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒、排架,使之有序化的过程。

(二)归档文件整理

1. 整理原则

遵循文件材料形成的自然规律,保持文件之间的有机联系,区分年度、问题、重要程度及保存价值,分门别类整理归档,以便于保管和利用。

2. 整理方法

1)件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件(也可各自为件),会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。定稿、附件、修改稿等较多、较厚,不易装订时,也可单独作为一件装订。

2)件内文件排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3. 分类

1)党群类和行政类分别各自整理归档。

2)归档文件采取年度—保管期限—问题(类别)的方法进行分类。

a)按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度;跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度办理的文件归入办结年;当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

b)按保管期限分类

将文件按“文件归档范围和保管期限表”划定的保管期限永久、定期30年、定期10年分类。

c)按问题分类

按照文件内容所反映的问题(即“文件归档范围和保管期限表”中的类目代号)对归档文件进行分类。

4. 归档文件的装订、编页

1)装订

 归档文件一般以件为单位装订。

 应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

 用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。对装订位置有重要批注工字迹的文件,需进行贴边处理。

 保管期限为永久和30年的归档文件,采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订(见《归档文件整理规则》),文件较厚的,使用“三孔一线”装订。不使用不锈钢夹或封套装订。

2) 编页

 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

 页码应逐页编制,分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。

 文件材料已印制成册并编有页码,拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

5. 排列

1)归档文件以件为单位,将同一年度相同保管期限的文件按分类方案的最低一级类目进行区分,依次按永久—30年—10年排列,同一保管期限同一类别的按时间结合事由、重要程度等进行排列,并尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物)形成的文件材料排列在一起。

2)同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

3)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6. 编号

1)归档文件依分类方案和排列顺序编写档号。

2)档号模式为:全宗号-年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。目前我校档案号“全宗号”(档案馆给我校编制的代号)暂留空。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

年度:文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2018”。

保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

问题代码:问题代码即为广州松田职业学院文件归档范围和保管期限表中的类别号(类目代号),采用“党群”二字的汉语拼音首字母或加阿拉伯数字组成标识,如党群类代码为DQ或DQ11等。

件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

7.  编目

1)依据档号顺序编制归档文件目录,编目应准确、详细,便于检索。

2)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

 序号:填写归档文件顺序号。

档号:档号结构采用“年度-保管期限-问题代码(类别)-件号”。示例:2018-Y-DQ11-0001,表示2018年党务综合类永久档案文件第1件。

 文号:文件的发文字号。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”、“简报一”等文件顺序号,也不得填写“情况反映”等刊物名称。没有文号的,不用标识。

 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

 题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。

 日期:文件的形成时间(文件的落款时间),以国际标准日期表示法标注年月日,如20190909。

 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

 页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

 备注:注释文件需说明的情况。内容较多,难以填写时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容填入备考表中。

3) 归档文件目录由档案管理系统生成。

4) 归档文件目录除保存电子版本外,还应打印按年装订成册,归档文件目录册由封面、归档文件整理说明、归档文件目录三部分构成。

 目录册封面信息包括全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。

 归档文件整理说明的内容包括:立档单位全称、成立时间、本年度内设机构及学校党、政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概括、本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等)。

 归档文件目录表格的排列方法:将同一年度的永久保管的各类档案置于前端,其中按最低一级类目的顺序依次排列。如先将同一年度的永久党群类档案按DQ11—DQ12—DQ13—DQ14……排列,接着以同样方法排列行政类的永久档案,所有永久档案排列完成后,再按同样方式排列定期保管30年的档案,最后排列保管10年的档案。

8. 纸质归档文件的装盒和排架

1)装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

档案盒的背脊填写年度、保管期限、类别和起止件号等必备信息。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号在上,止件号在下。

不同年度、保管期限、问题的归档文件不能装入同一个档案盒。个别类别文件特别少的,在保管期限相同的情况下,可与其它类别的文件合装一盒,但必须在档案盒盒脊清晰填写相关信息,以便于查找。

2)备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期:归档文件整理完成的日期。

检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期:归档文件检查完毕的日期。

9. 归档电子文件的整理

1)归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合本制度的要求,电子文件的保存结构(文件夹的树目录)应按年度、保管期限、类目顺序,依次分级设置。

2)归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014 年)、GB/T 18894DA/T 48DA/T 38 等标准执行。


附件1

 


党群类文件归档范围和保管期限表

(党群档案类目代号 DQ  )

 


类目代号:DQ11    类目名称:党务综合                   

归档部门:党委办公室

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级机关颁发的有关党务工作的指示、决定、决议、条例、规定、办法、通知、通报等指示性文件



(1)针对本校工作的批示、决定、通知等

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

2

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

3

学校党委成立大会、党员大会文件材料



(1)关于召开党委成立大会、党员大会的请示和批复;大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录;大会通过的文件、决议;发言稿、领导讲话稿,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人材料;大会选举办法、选举结果和上级批复;照片、录音,录像

永久


(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映情况、会议记录(纪要);会议收到的重要贺信、贺电

30年


(3)讨论未通过的文件,参考文件,工作人员名单,工作证,代表证、列席证及选票式样

10年

4

党委会、党委扩大会、党政联席会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件,中心组会议材料等

永久

5

党委颁发的决定、条例、制度、办法、指示、批转、通报和通知(综合性入此,针对性的入相应处)及各种文件材料

永久

6

以学校党委名义召开的工作会议材料(由承办部门收集、立卷、归档)



(1)请示、批复、通知、名单、报告、领导人讲话稿、决议、决定、纪要、总结

永久


(2)典型材料、代表发言材料、交流材料(含论文)

30年


(3)议程、简报、讨论未通过的文件

10年

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料



(1)重要的  

永久


(2)一般的

30年


(3)本校的汇报材料

30年

8

党委负责人在校内的重要讲话稿和参加上级党委组织召开的重要会议上的发言稿

30年

9

党委工作大事记、组织沿革等材料

永久

10

党群系统各部门启用印章的文件及印模、废止的印章

永久

11

党群系统年度统计材料

永久

12

党委保密、秘书工作的规章制度及有关文件

30年

13

重要的群众来信来访及处理材料

30年

14

党委各部门及基层组织上报的重要工作报告、工作计划、总结、报告请示、批复、经验、调查材料;基层组织建党工作、人员奖励有关材料

30年

15

本校党建工作方面重要的职能活动的总结、重要专题的调查材料

永久

16

本校党建工作方面一般的职能活动的总结、一般问题的调研材料

10年

17

全校性党建工作专项检查的通报、总结、调研、汇报材料;基层党支部建党工作及有关材料;党委工作简报、动态

30年

18

重要的来信来访及处理材料



(1)有领导指示和处理结果的

永久


(2)其他有处理结果的

30年




类目代号:DQ12     类目名称:纪检                         

归档部门:纪检办公室

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级纪委关于纪检工作的文件



(1)针对本校纪检工作的指示、决定、规定、通报、通知等重要工作文件材料及本校执行情况报告    

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

2

本校纪委工作年度计划、总结、重要决定、报告、重要调查材料、统计报表、大事记  

永久

3

本校纪委会议记录及纪委召开的重要会议讨论通过的文件    

永久

4

本校参加上级机关召开会议的重要发言或交流材料、会议的重要文件

30年

5

党员违纪的处分及有关材料,撤销党员处分的复查决定及有关材料    



(1)受到警告(不含)以上处分的

永久


(2)受到警告处分的

30年

6

群众来信来访及处理意见



(1)重要的    

30年


(2)一般的    

10年




类目代号:DQ13    类目名称:组织                          

归档部门:党委组织部

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级党委有关组织工作的指示、决定、规定、通知



(1)针对本校的批示、通知    

永久


(2)需要长期贯彻执行的    

30年

2

贯彻落实上级党委针对组织工作的综合性材料和各类专题活动的综合性材料

30年

3

组织工作年度计划、总结;重要的决定、报告、调查材料

永久

4

组织部有关规章制度、组织工作会议记录、纪要、决议

30年

5

党内组织机构设置、变动的请示、报告、决定、通知及上级批复

永久

6

关于党委书记、党委委员和基层党支部书记任免的报告、批复、通知

永久

7

民主生活会的汇报(民主评议)

30年

8

中层干部名册

永久

9

党员及党组织统计年报表(党员动态变化情况表)、党费收支报表、师生党员档案

永久

10

党费收缴、支出情况和收款收椐

30年

11

党委及基层支部组成或改选报告、审批材料文件、委员名册、党员名册

永久

12

关于发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料    

永久

13

党员组织关系转进转出的介绍信及存根

30年

14

评选、表彰先进党支部、优秀党员、优秀党务工作者的通知、决定及典型事迹材料   



(1)省级以上    

永久


(2)校级    

30年

15

党校工作计划、总结、报告、管理规定,党课教育计划、学员名单等有关材料  

30年




类目代号:DQ14    类目名称:宣传教育                      

归档部门:党委宣传部、党委学生工作部、思想政治理论课教学部

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关宣传工作的文件



(1)针对本校宣传工作的

永久


(2)需长期贯彻执行的

30年

2

本校宣传工作年度计划、总结;重要决定、报告、通知    

永久

3

全校性政治理论学习的决定、通知、计划、总结    

30年

4

党委和学校关于宣传工作的文件材料及有关规章制度

30年

5

教职工政治思想工作动态及调查材料

30年

6

反映本校重大活动、对外宣传的声、影、像资料和剪报、图表等材料,党委工作方面的校报、学校工作简报、年鉴、大事记等    

永久

7

上级关于学生思想政治工作的文件



(1)针对本校的

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

8

学生思想政治工作年度计划、总结、报告、大事记

永久

9

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例及开展活动的材料

30年

10

学生思想政治工作典型调查材料和统计,关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件

30年

11

关心下一代工作文件材料        

10年




类目代号:DQ15    类目名称:统战

归档部门:党委统战部

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级关于统战工作的文件



(1)针对本校统战工作的                                                                             

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

2

学校统战工作计划、总结;重要的决定、报告、通告

永久

3

本校统战工作情况调查、典型材料、统计报表、重要会议记录、大事记

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

5

本校各民主党派、爱国人士情况登记表、名册、统计表、调查表及有关材料   

30年

6

台、港、澳和侨务工作材料    

30年

7

本校统战工作重要会议记录、统战工作情况反映、调查、典型材料

30年




类目代号:DQ16    类目名称:工会                               

归档部门:工会

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关工会工作的文件  



(1)针对本校的

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

2

工会工作年度计划、总结;重要报告、决定、通知

永久

3

会员代表大会和教职工代表大会请示、批复、通知、会议记录、名单、报告、决议、决定、选举结果及批复、领导讲话、大会发言、大会讨论通过的文件、主席团会议记录等    

永久

4

省级及以上荣誉称号的名单和事迹材料;处分会员的有关材料

永久

5

基层工会干部名册、工会会员名册

30年

6

评选、表彰工会工作先进集体和先进个人的材料及名单    

30年

7

工会工作统计年报表

30年

8

妇女工作材料

10年

9

上级关于计划生育工作的文件材料、计划生育工作计划、总结、规定

10年

10

工会委员会会议记录、纪要、工会组织各种活动的材料、工会会费收缴、使用、管理情况

10年

11

关于医疗、保健、卫生工作的规定、通知,关于师生员工健康状况调查、统计、分析材料

30年




类目代号:DQ17    类目名称:团委                          

归档部门:团委

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级关于共青团工作的文件



(1)针对本校的

永久


(2)本校需长期贯彻执行的  

30年

2

校党委对团的工作的批示、重要通知  

永久

3

团委工作计划、报告、总结及团员、基层团组织统计年报表、大事记

永久

4

团委工作典型调查材料、规章制度、团组织状况、团员思想动态综合分析等材料

30年

5

团委成立、团代会、学代会的有关请示、批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果及批复、领导讲话、大会发言和讨论通过的文件;照片、录音、录像

永久

6

团总支、支委成立、改选等有关材料;团委会议记录、纪要、简报  

30年

7

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料  

30年

8

处分团员的材料及复查材料

30年


(1)警告以上(不含警告)

永久


(2)警告以下(含警告)

30年

9

团员档案材料

永久

10

团员干部名册、团员名册

30年

11

团组织关系转进介绍信及转出、批准新团员通知存根    

30年

12

学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料(归入XS11类)

30年

13

迎新工作、运动会、毕业典礼及各类大型学生活动有关材料(归入XS11类)

30年

14

团委牵头开展的重大活动的有关材料

30年

 

类目代号:DQ18    类目名称:武装                          

归档部门:党委武装部

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级关于人民武装工作的文件



(1)针对本校的

永久


(2)本校需长期贯彻执行的  

30年

2

校党委对本校人民武装工作的批示、重要通知  

永久

3

武装工作计划、报告、总结及组织统计年报表、大事记

永久

4

组织开展国防观念教育、兵役义务教育、军队优良传统教育相关材料

10年

5

民兵、预备役人员的登记、统计和动员潜力调查及资料统计核对工作材料

10

6

征兵工作相关材料

10

7

双拥、军民共建工作、退伍军人管理和教育相关材料

10

8

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)、入户口材料  

30年

9

学生户籍管理

30年

 


附件2

     行政类文件归档范围和保管期限表

      (行政档案类目代号 XZ  )

 


类目代号:XZ11    类目名称:行政综合                

归档部门:校长办公室、信息中心

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件



(1)针对本校各项管理工作的

永久


(2)学校需长期贯彻执行的

30年

2

全校性的规章制度、规定、程序、条例、办法、通知等    

永久

3

学校年度、学期工作计划、报告、要点、总结;发展规划、计划、纲要、决定、报告及上级批复等    

永久

4

党政联席会议、中层干部会议记录、纪要及会议讨论通过的决定等文件

永久

5

全校教职工大会、全校性的工作会议、座谈会文件

30年

6

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿、交流材料

30年

7

上级领导来校检查、巡视工作形成的材料(重要指示、题词、照片等)



(1)重要的  

永久


(2)一般的(包括本校的汇报材料)

30年

8

学校向上级机关的重要请示、报告及批复;本校与同级单位的重要业务问题来函、复函、批复等    

永久

9

本校关于一般业务工作的请示、上级机关的批复;学校各部门的请示、报告及学校的批复;本校与同级单位的一般业务问题来函、复函、批复等    

30年

10

全校性行政工作、专项检查的通报、总结、上报、调研、汇报材料

30年

11

校属各部门年度工作计划、总结;会议记录、经验介绍、调查材料等;本校各处级单位各部门职责、岗位责任、规定、办法、年报表等重要材料    

30年

12

学校基层年报表及综合性统计报表;学校大事记、学校历史沿革、简介、情况介绍    

永久

13

综合性调查材料和经验总结  

永久

14

学校变更、更名文件、机构代码证等;学校行政部门启用的文件及印模、废止的印章、登记表等    

永久

15

本校各种非常设机构设置、调整的通知

10年

16

简报、校报、信息、动态等    

30年

17

学校重要庆祝活动、重要接待工作(省级以上领导的)、学校处理重大事件的文件材料

永久

18

以学校名义召开的专题工作会议材料 (在承办部门立卷)                                                        



(1)请示、批复、通知、名单、 报告、领导人讲话稿、决议、决定、纪要、总结

永久


(2)典型材料、代表发言材料、交流材料(含论文)

30年


(3)议程、简报、讨论未通过的文件

10年

19

校史工作材料

30年

20

校庆工作材料  

30年


(1)庆典大会上的讲话、发言稿、杰出校友材料;上级领导人的贺辞、贺信、题词

永久


(2)校庆工作机构、庆典议程、活动指南、兄弟单位的贺信等材料

10年

21

重要的来信来访及处理文件材料



(1)有领导重要指示和处理结果的

永久


(2)其他有处理结果的

30年

22

校领导和中层干部外出学习考察汇报材料    

30年

23

学校信息化建设工作计划、方案、总结等材料,信息安全工作报告、计划、总结

30年




类目代号:XZ12    类目名称:人事                         

归档部门:人事处、教师发展中心

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关人事、劳资、师培工作的文件材料   



(1)针对本校各项业务管理工作的

永久


(2)需要长期贯彻执行的                                                                                                                   

30年

2

学校人事工作规章制度  

永久

3

学校人事工作年度计划、报告、总结、调查材料、会议记录  

永久

4

关于机构、编制的规划、计划、报告及上级的批复;关于校内机构设置、变化的文件材料   

永久

6

关于干部(校领导、中层干部、教研室主任)任免的报告、批复、通知等    

永久

7

副科以上干部、名册

永久

8

教职工学年度考核等考核材料

30年

9

表彰和奖励先进集体、先进职工的材料、优秀班主任、教师



(1)获省级以上奖励的

永久


(2)获校级奖励的

30年

10

教职工处分材料



(1)受到警告(不含警告)以上处分材料和复查、撤销处分的材料

永久


(2)受到警告处分材料和复查、撤销处分的材料

30年

11

人事工作统计报表、教职工名册    

永久

12

教师工作量规定及执行情况、业务(等级)考核、师资培养、教师资格、工作状态调查等材料

30年

13

教职工调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信及毕业生分配报到证)   

30年

14

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

30年

15

教职工录用、转正、定级、合同签订和续签、辞职、离职、调动等材料

30年

16

教职工工资调整材料、名册

永久

17

教职工工资、校内津贴、社保、福利、补助的规定、报表和有关材料

30年

18

教职工保险材料

永久

19

教职工职称评审、聘任专业技术职称材料及上级批复

永久

20

师资队伍建设、培养和管理工作计划、规定、总结    

永久

21

教师培训(进修)计划、安排、总结    

30年

22

教师授课计划统计、教师业务考核材料

30年

23

教研室、研究室正副主任名册

30年

24

教职工离休、退休报告、批复、荣誉证颁发名册及有关材料,离、退休人员名册

30年

25

有关教职工户籍管理、计划生育管理工作的文件材料

30年




类目代号:XZ13    类目名称:监察、审计                

归档部门:

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关监察、审计工作的文件



(1)针对本校监察、审计管理工作的

永久


(2)需要长期贯彻执行的                                                                                                                    

30年

2

学校监察、审计工作的规章制度

30年

3

监察、审计工作计划、报告、总结、调查、重要报告、统计年报及重要报表,审计项目报告、结果

永久

4

监察、审计工作会议记录、纪要

30年

5

校内审计工作形成的审计文书、取证材料和审计项目计划、总结

30年




类目代号:XZ14   类目名称:保卫                      

归档部门:保卫处

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级有关保卫、消防等工作的文件材料    



(1)针对本校保卫、消防工作的

永久


(2)一般性需贯彻执行的                                                                                                                 

10年

2

学校治安、保卫工作规章制度、计划、总结、

30年

3

学校治安、保卫工作的请示、报告、情况反映、会议记录、通知、通报

30年

4

学校师生员工有关案件的侦察、调查分析、处理结论材料及上级的批复、法院判决书(裁定书),治安、保卫工作大事记、年度统计报表

永久

5

治安、消防等业务工作情况检查材料

10年




类目代号:XZ15   类目名称:资产、总务             

归档部门:资产管理与采购处、总务处

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级关于资产、总务管理等工作的文件



(1)针对本校资产、总务管理等工作的

永久


(2)需要长期贯彻执行的

30年

2

学校资产、总务等工作年度计划、总结,重要请示、报告、批复,调查材料、重要会议纪要、大事记等

永久

3

全校性资产管理、调配使用、转移等规定、计划

30年

4

学校在固定资产投资、物资采购中形成的文件



(1)固定资产投资项目的审批、管理、验收等文件材料

永久


(2)不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料

永久


(3)机动车采购、审批、招标、保险、事故、转让等文件材料

30年


(4)办公设备及用品批量采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料

30年

5

学校固定资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料



(1)重要的

永久


(2)一般的

10年

6

学校房产、土地所有权和使用权(归入JJ12);有效许可证、执照等文件材料

永久

7

学校总务、资产管理、餐饮等工作各项规章制度、工作职责、岗位职责等文件材料;校园绿化、美化规划及有关文件材料

30年

8

学校爱国卫生、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

10年

9

车辆、水电、管理、伙食管理、校园绿化等工作的有关文件

10年




类目代号:XZ16   类目名称:档案、图书          

归档部门:校长办公室(综合档案室)、图书馆

序号

归  档  内  容

保管期限

1

上级关于档案、图书管理工作的文件



(1)针对本校档案、图书、文博工作的

永久


(2)需要长期贯彻执行的                                                                                                                 

30年

2

档案、图书工作计划、报告、总结、请示与批复

30年

3

档案、图书工作规章制度、工作会议记录、纪要

30年

4

图书、档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

5

藏书、案卷、全引目录统计台帐

永久

6

档案室指南、全宗介绍、深度编研材料、重要文件汇编

永久

7

档案(文件)移交、销毁材料

永久

8

档案、图书工作评估检查、评比、与校外交流的有关材料    

30年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

抄送:广州松田职业学院董事会

广州松田职业学院校长办公室             2020628印发