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广州松田职业学院 会计档案管理规定(修订)

为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》有关法规,特制定本规定。

第一条 财务处和学校档案室为会计档案的使用和管理部门,必须加强对会计档案的管理工作。建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。会计档案一般包括纸质会计档案和电子会计档案。

以下会计资料纳入归档范围:

(一) 会计凭证:原始凭证,记账凭证。

(二) 会计账簿:总账,明细账,日记账,其他辅助性账簿。

(三) 财务会计报告:月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

(四) 其他会计资料:银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报表,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案鉴定意见书,其他具有保存价值的会计资料。

第三条 学校可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。

第四条 学校内部形成的除明细账外的电子会计资料,同时满足下列条件的,可仅以电子形式归档保存:

(一) 电子会计资料来源真实有效,由信息系统生成和传输。

(二) 使用的会计核算信息系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料;能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料;设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

(三) 使用的档案管理信息系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关纸质会计档案的检索关系。

(四) 采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。

(五) 建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

(六) 不属于永久保存的会计档案。

第五条 学校从外部接收的原始凭证,附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名,且同时满足本办法第四条规定条件的,可仅以电子形式归档保存。

第六条 学校财务处按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第七条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处保管一年,因工作需要确需推迟移交,财务处保管最多不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第八条 学校财务处在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按国家有关规定办理移交手续。

移交的会计档案为纸质会计档案的,应当保持原卷的封装;移交的会计档案为电子会计档案的,应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案室接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

第九条 学校建立健全会计档案查阅、复制、借出登记制度,并严格按照有关制度利用会计档案。利用会计档案的过程中,严禁篡改和损坏会计档案。

学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年两类。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十一条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

第十二条 学校由档案室牵头,组织财务处共同定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以进行销毁。

第十三条 学校确定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序进行销毁:

(一)由学校档案室会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)分管校领导在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应当由学校档案室和财务处共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告分管校领导。

(五)电子会计档案的销毁应当符合国家有关规定,并由档案室、财务处和信息系统管理部门共同派员监销。

第十四条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十五条 学校因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当按照国家有关规定处置。

第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

第十七条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接受电子会计档案的完整、可读。

第十八条 学校的会计档案及其复制件,未经相关管理部门批准,不得以任何形式携带、寄运或传输至境外。

第十九条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十条 会计档案保管期限附表:

 

类别

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

原始凭证

记帐凭证

30


会计账簿

总账

30

包括日记总账

明细账与辅助账簿

30


日记账

30


财务报告

月、季度财务报告

10

包括文字分析

年度财务报告

(决算)

永久

包括文字分析

其他类

会计档案移交清册

30


会计档案保管清册、会计档案销毁清册

永久


银行对帐单、银行余额调节表

10


纳税申报表

10


工资发放名册   

永久


各种奖金、奖学金、助学金名册等  

30


基建工程在建设期间的财会档案

永久


 

第二十一条 原《广州松田职业学院会计档案管理规定(试行)》广松职〔2010〕49号同时废止。

第二十二条 本规定由财务处负责解释。

第二十三条 本规定自2020年7月6日起试行。